Rekisteri- ja Tietosuojaseloste

Laadittu 7.8.2018. Viimeisin muutos 18.6.2021.


Tämä on Rengon Pitopalvelu Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Rekistereiden yleiset tiedot sekä verkkosivuun liittyvät asiat ovat sivun alussa, jonka jälkeen tulevat Rengon Pitopalvelu Oy:n -asiakasrekisteriä ja henkilöstörekisteriä koskevat rekisteriselosteet.

Yleiset tiedot

Rekisterinpitäjä

Rengon Pitopalvelu Oy, Y-tunnus: 0535765-8
Tulinummi 4, 14300 Renko
(03) 6527420

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Elina Jokinen
Toimitusjohtaja
0505319054

Evästeiden (Cookies) käyttö ja analytiikka

Käytämme evästeitä, jotta saat parhaan kokemuksen verkkosivustollamme. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan tilapäisesti käyttäjän kiintolevylle. Keräämme sivustomme käytöstä tietoa, jota hyödynnämme analytiikkaan ja markkinointiin. Nämä tiedot auttavat meitä kehittämään verkkosivustoamme. Voit poistaa ne käytöstä evästeasetuksista.

Evästeasetukset

Välttämättömät evästeet tulisi pitää sallittuna, jotta voimme tallentaa evästeasetuksesi muistiin eikä sinun tarvitse joka kerta sivustolla vieraillessasi asettaa evästeitä uudelleen. Voit kuitenkin halutessasi estää välttämättömät evästeet selaimesi asetuksista.

Analytiikka

Tämä sivusto käyttää Google Analyticsin keräämiä nimettömiä tietoja, kuten esimerkiksi kävijöiden määrän sivustolla ja suosituimmat sivut. Tietoja käytetään markkinoinnin ja palveluiden kehittämiseen. IP-osoitteet ovat Google Analyticissä anonymisoitu. Niitä ei luovuteta muille osapuolille.

Rengon Pitopalvelu Oy:n asiakasrekisteri

Rekisterin nimi

Rengon Pitopalvelu Oy:n asiakasrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, hallinnointi, asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely.
Tietojen käsittely on ulkoistettu rekisterinpitäjän tilitoimistolle siltä osin, kun se on tarpeen rekisterinpitäjän taloushallinnon ja erityisesti laskutuksen järjestämiseksi.

Rekisterin tietosisältö

Asiakkaista kerätään ja tallennetaan seuraavat tiedot:

  • Perustietoja, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite
  • Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • Tapahtumatiedot, tarjouksia, varauksia ja sopimuksia koskevat tiedot
  • Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot
  • Rekisteröidyn itse antamat tiedot

Yritysasiakkailta kerätään lisäksi:

  • yrityksen nimi
  • Y-tunnus
  • tehtävänimike yrityksessä

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan antamat tiedot, sekä yrityksen yhteyshenkilöiltä saamat tiedot.

Tietojen luovutus

Rengon Pitopalvelu Oy luovuttaa asiakastietoja voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa rajoissa. Tietoja ei siirretä Euroopan talousalueen tai Euroopan unionin ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus

Rekisteriä käyttävät vain Rengon Pitopalvelu Oy:n työntekijät, joilla työnsä puolesta on siihen oikeus. Manuaalinen aineisto säilytetään Rengon Pitopalvelu Oy:n toimistotiloissa, joka on lukittu ja valvottu. Sähköisesti tallennettuihin tiedostoihin on käyttöoikeus vain niillä Rengon Pitopalvelu Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Jokaisella henkilöllä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Tiedot sijaitsevat RengonPitopalvelu Oy:n suljetussa verkossa, joka on suojattu teknisesti palomuurilla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että henkilötunnusta ei merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin.

Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja- asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiat

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

Rengon Pitopalvelu Oy:n Henkilöstörekisteri

Seloste henkilötietojen käsittelytoimista ja rekisteröidyn oikeuksista EU:n yleinen tietosuoja- asetus (2016/679) artiklat 12 – 20.

Rekisterin nimi

Rengon Pitopalvelu Oy:n Henkilöstörekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperusta

Tallennamme työntekijöiden henkilötietoja työnantajavelvoitteiden ja työtehtävien suorittamiseksi. Käsittelemme tietoja EU:n Tietosuoja-asetuksen (2016/679; ”GDPR”) sekä sitä täydentävän kansallisen Tietosuojalain mukaisesti. Rekisteriä käytetään rekisterinpitäjän henkilöstöä koskevien palkka- ja muiden rekisterinpitäjän henkilöstöön kuuluvien henkilöiden työsuhteeseen liittyvien tietojen hallinnointiin sekä palkan, luontaissuoritusten sekä muiden työnantajavelvoitteiden ja – vastuiden suorittamiseen ko. työntekijöille (HetiL 8 § 5 ja/tai 6 kohta).

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjä itse, mutta henkilötietojen käsittely on osittain ulkoistettu työntekijöiden työterveydenhoitoon liittyen Työsykkeelle sekä työnantajavakuutuksiin liittyen Pohjantähdelle.

Henkilökunnan henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisteröityjen ja työnantajan välinen sopimus työsuhteesta sekä työnantajan lakisääteiset velvoitteet. Työsuhteen alkaessa henkilöä informoidaan rekisterin tietosisällöstä, käyttötarkoituksesta ja käyttötavasta

Rekisterin tietosisältö

  • nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite)
  • pankkitili- ja vastaavat palkanmaksun kannalta tarvittavat tiedot
  • työsuhteen alkamisajankohta ja sen voimassaoloa ja kestoa koskevat tiedot

Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteristä ei poisteta tietoja, mutta ne muuttuvat passiivisiksi työsuhteen päätyttyä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Työntekijän antamat, työsuhteeseen liittyvät tiedot.

Tietojen luovutus

Rengon Pitopalvelu Oy luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa rajoissa. Tietoja ei siirretä Euroopan talousalueen tai Euroopan unionin ulkopuolelle. Tietoja luovutetaan vakuutusyhtiölle ja työterveydenhuoltoon sekä tietoja tarvitseville viranomaisille.

Rekisterin suojaus

Rekisteriä käyttävät vain Rengon Pitopalvelu Oy:n työntekijät, joilla työnsä puolesta on siihen oikeus. Manuaalinen aineisto säilytetään Rengon Pitopalvelu Oy:n toimistotiloissa, joka on lukittu ja valvottu. Sähköisesti tallennettuihin tiedostoihin on käyttöoikeus vain niillä Rengon Pitopalvelu Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Jokaisella henkilöllä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Tiedot sijaitsevat RengonPitopalvelu Oy:n suljetussa verkossa, joka on suojattu teknisesti palomuurilla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että henkilötunnusta ei merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisterinpitäjän on omasta aloitteestaan tai rekisteröidyn pyynnöstä korjattava, poistettava tai täydennettävä henkilötietojärjestelmään sisältyviä henkilötietoja, mikäli ne ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tietojenkäsittelyn tarkoituksen osalta.

Muut henkilötietojen kästittelyyn liittyvät asiat

Jos rekisteröidyn pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, rekisterinpitäjä voi joko:

  • periä kohtuullisen maksun ottaen huomioon tietojen tai viestien toimittamisesta tai pyydetyn toimenpiteen toteuttamisesta aiheutuvat hallinnolliset kustannukset
  • kieltäytyä suorittamasta pyydettyä toimea

Näissä tapauksissa rekisterinpitäjän on osoitettava pyynnön ilmeinen perusteettomuus tai kohtuuttomuus. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.